Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie im Einzelnen darüber informieren, welche Daten der Nutzer dieser Website zu welchen Zwecken erhoben, verarbeitet und genutzt werden.

A.  Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen die Daten?

Wir, die Notare Heinrich Klotz und Dr. Thilo Morhard, verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z. B.

  • Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
  • in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

B.  Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssten.

C. An wen geben wir Daten weiter?

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten.

Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder unserer Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

D. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

E. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

F. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

  • Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
  • unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen.
  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
  • von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 DS-GVO).
  • der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unser öffentliches Amt ausüben können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
  • sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz Prof. Dr. Thomas Petri, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

G. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, die Notare Heinrich Klotz und Dr. Thilo Morhard mit Amtssitz in Aschaffenburg. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an uns oder an unsere Datenschutzbeauftragte wenden, und zwar wie folgt:

Verantwortliche:
Notare Heinrich Klotz und Dr. Thilo Morhard
Anja Kuhn, Datenschutzbeauftragte
Friedrichstraße 15, 63739 Aschaffenburg
Tel: 06021 30960
Fax: 06021 309630
E-Mail: post@notarekm.de

H. Datenschutzerklärung zum Internetauftritt

1. Wer ist verantwortlich für Ihre Daten?
Die Verantwortung für die rechtmäßige Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten tragen die Notare Heinrich Klotz und Dr. Thilo Morhard.

2. Welche Daten werden zu welchen Zwecken erhoben?
2.1 Nutzungsdaten

Bei einem Besuch auf dieser Website speichert der Server automatisch verschiedene Daten. Hierunter fallen

─ Datum und Uhrzeit der Anforderung,

─ Name der angeforderten Datei,

─ Seite, von der aus die Datei angefordert wurde,

─ der verwendete Browsertyp und die Browserversion,

─ das verwendete Betriebssystem,

─ Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.),

─ vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners,

─ ggf. Verweis, durch den Sie auf die Seite gelangt sind,

─ übertragene Datenmenge.

Diese Nutzungsdaten werden verwendet, um Ihnen die Website zugänglich machen zu können, eventuell auftretende technische Probleme zu erkennen und zu beheben und einen Missbrauch des Angebots zu verhindern und ggf. zu verfolgen. Daneben werden die Nutzungsdaten in anonymisierter Form, d.h. ohne die Möglichkeit, Sie als Nutzer zu identifizieren, für statistische Zwecke und um unsere Website zu verbessern, verwendet.

2.2 Daten, die Sie an uns übermitteln

Auf unserer Website haben Sie die Möglichkeit, mit uns (z.B. über das Kontaktformular oder Erfassungsbögen zur Vorbereitung einer Urkunde) in Kontakt zu treten. Die personenbezogenen Daten, die Sie uns in diesem Zusammenhang übermitteln, werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer jeweiligen Anfragen und Aufträge verwendet.

2.3 Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, e bzw. f der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung in Verbindung mit Art. 4 Bayerisches Datenschutzgesetz und §§ 3 ff. Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz.

3. Verwendung von Google Maps
Auf dieser Website ist Google Maps API, ein Kartendienst der Google Inc. (“Google”), zur Darstellung einer interaktiven Karte eingebunden. Durch die Nutzung von Google Maps können Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert werden.

Es wäre technisch möglich, dass Google aufgrund der erhaltenen Daten eine Identifizierung zumindest einzelner Nutzer vornehmen könnte. Es wäre auch möglich, dass personenbezogene Daten und Persönlichkeitsprofile von Nutzern der Website von Google für andere Zwecke verarbeitet werden. Dies und die Tatsache, dass Daten in die USA übermittelt werden, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen problematisch.

Sie haben die Möglichkeit, den Service von Google Maps auf einfache Art und Weise zu deaktivieren und somit den Datentransfer an Google zu verhindern: Deaktivieren Sie dazu JavaScript in Ihrem Browser. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall die Kartenanzeige nicht nutzen können und eventuell auch andere Funktionen unserer Webseite eingeschränkt werden.

4. Wann werden Daten an Dritte weitergegeben?
Ihre Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nur an Dritte weitergegeben, wenn dazu eine Verpflichtung durch Gesetz oder eine behördliche oder gerichtliche Anordnung besteht.

5. Wo sind Ihre Daten gespeichert?
Die  Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Betreiber dieser Website erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn ihre Kenntnis für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke nicht mehr erforderlich ist, soweit nicht gesetzliche Bestimmungen eine längere Speicherung vorschreiben.

7. Welche Rechte stehen mir hinsichtlich der Verarbeitung meiner Daten zu?
Sie sowie alle anderen ggf. durch die Datenverwendung betroffenen Personen haben einen Anspruch auf Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten und bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen einen Anspruch auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung.
Sie und die anderen betroffenen Personen haben ferner das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Dies schließt das Recht mit ein, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Sofern dies technisch möglich ist, können Sie und die anderen betroffenen Personen ab dem genannten Zeitpunkt auch verlangen, dass die personenbezogenen Daten direkt an den anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

Zur Ausübung Ihrer genannten Rechte sowie bei Fragen und Beschwerden zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie und die anderen betroffenen Personen sich über die Notarstelle jederzeit vertraulich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Mit Beschwerden über die Datenverwendung durch uns können Sie sich und die anderen betroffenen Personen auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18
80538 München